Một Số Quy Định Về Chứng Thực Bản Sao Từ
Bản Chính
Để hiểu rõ các quy định
về chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16
tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ
bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch và Thông
tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy
định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ, với nội dung cụ thể sau:
1. Bản chính, bản sao và
chứng thực bản sao từ bản chính:
Theo khoản 2, 5, 6 Điều 2 Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định bản chính,
bản sao và chứng thực bản sao từ bản chính như sau:
- Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng
với bản chính.
- Bản
chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu,
cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác
nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- Bản
sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác
như nội dung ghi trong sổ gốc.
2. Thời hạn thực hiện yêu
cầu chứng thực bản sao từ bản chính:
Theo quy định tại Điều 7, Điều 21 Nghị định
số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ và Điều 2
Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp
quy định thời gian giải quyết yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính như sau:
- Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng
thực bản sao từ bản chính phải được bảo đảm ngay trong ngày.
- Trường hợp tiếp nhận chứng thực bản
sao từ bản chính sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện chứng thực không thể giải
quyết và trả kết quả ngay trong ngày thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu
hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
- Trường
hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ,
văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung
giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện
chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả trong ngày thì người tiếp nhận
hồ sơ được kéo dài thời hạn thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài
hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
3. Các bản chính giấy tờ, văn bản không được
dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao
Theo
Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của
Chính phủ và Điều 6 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020
của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định các bản chính giấy tờ, văn bản
không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao gồm có:
- Bản
chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
- Bản
chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
- Bản
chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật
nhưng ghi rõ không được sao chụp.
- Bản
chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến
tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc
Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm
quyền công dân.
- Bản
chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc
chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định trừ trường hợp các
giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu,
thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp,
chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp
pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính.
- Giấy
tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền.
4. Trách nhiệm của người
yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ khi
chứng thực bản sao từ bản chính
Theo
Điều 9, Điều 10 và Điều 11 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3
năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định trách nhiệm của người thực
hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ khi chứng thực bản sao từ bản chính cụ
thể sau:
- Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản
sao từ bản chính:
+ Phải xuất trình bản chính để đối chiếu và
chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản chính được sử dụng để chứng thực bản
sao. Bản chính phải bảo đảm về nội dung và hình thức mà cơ quan nhà nước đã ban
hành hoặc xác nhận.
+ Đối với hợp đồng, giao dịch đã được chứng
thực đúng quy định pháp luật, trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh mâu
thuẫn, tranh chấp, khiếu kiện, khiếu nại thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn
toàn chịu trách nhiệm.
+ Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm
đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.
Ví dụ: Chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ
khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các
thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và
toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin.
- Trách nhiệm người thực hiện chứng thực,
người tiếp nhận hồ sơ khi chứng thực bản sao từ bản chính.
+ Người thực hiện chứng
thực (đối với trường hợp người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ), người
tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông có trách nhiệm kiểm
tra, đối chiếu bản sao với bản chính và bảo đảm chỉ thực hiện chứng thực bản
sao sau khi đã đối chiếu đúng với bản chính.
+ Nếu phát hiện bản chính
thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
thì cơ quan thực hiện chứng thực từ chối tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp người yêu
cầu chứng thực sử dụng bản chính bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai lệch nội dung,
sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung không đúng với bản chính thì người
tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ
quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật./.