Tham dự tại điểm cầu huyện Xuân Lộc có các đồng chí lãnh đạo các ban đảng, Ủy ban Kiểm tra, Văn phòng Huyện ủy, Trung tâm Chính trị huyện; Mặt trận Tổ quốc Việt Nam , các tổ chức chính trị xã hội huyện; lãnh đạo các chi, đảng bộ cơ sở; cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của các ban đảng , Ủy ban Kiểm tra, Văn phòng Huyện ủy, Trung tâm Chính trị huyện, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các đoàn thể chính trị, xã hội huyện , các chi, đảng bộ cơ sở, cán bộ văn phòng Đảng ủy các xã, thị trấn.
Hội nghị quán triệt Công văn 64-CV/TW, ngày 10/4/2025 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương. Theo đó, toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức Đảng, MTTQ Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã khi kết thúc hoạt động phải quản lý chặt chẽ, không để xảy ra hư hỏng, mất mát, thất lạc hoặc tiêu hủy trái phép. Toàn bộ tài liệu phải được tập trung đủ, chỉnh lý và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh. Trong quá trình giao nộp, tiếp nhận tài liệu, các cơ quan, tổ chức liên quan phải kiểm tra, đối chiếu, lập biên bản, bảo quản an toàn, giữ gìn bí mật, không làm xáo trộn tài liệu của các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức đảm bảo các nguồn lực cần thiết cho việc giao nộp, tiếp nhận, quản lý tài liệu; có phương án kiện toàn Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, lưu trữ của cơ quan, tổ chức ngay trong quá trình xây dựng đề án sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị ở địa phương. Đồng thời quán triệt, triển khai một số hướng dẫn về lưu trữ, quản lý, số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị ở địa phương, như: Hướng dẫn thực hiện Công văn 64/VC-TW, nội dung về số hóa tài liệu khi sắp xếp đơn vị hành chính; hướng dẫn sửa đổi, bổ sung một số điểm của Hướng dẫn 40-HD/VPTW, ngày 7/11/2018 về số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội; Công văn số 1479, ngày 17/4/2025 của Bộ Công an về hướng dẫn thực hiện số hóa tài liệu bí mật Nhà nước.
Thông qua hội nghị, các cấp ủy, chính quyền địa phương nắm rõ các văn bản hướng dẫn của Trung ương, từ đó, có định hướng rõ ràng và đồng bộ trong công tác lưu trữ, quản lý tài liệu - một nội dung có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính liên tục và minh bạch của bộ máy hành chính sau khi được tổ chức, sắp xếp lại.