​Thực hiện Chỉ thị số 33-CT/TU ngày 12/3/2024 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về xây dựng và thực hiện mô hình “Chính quyền thân thiện" xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh; Hướng dẫn số 2160/HD-SNV ngày 22/5/2024 của Sở Nội vụ về hướng dẫn một số nội dung triển khai xây dựng và thực hiện mô hình “Chính quyền thân thiện" xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Đồng Nai; Kế hoạch số 163/KH-UBND ngày 08/5/2024 của UBND tỉnh về xây dựng và thực hiện mô hình “Chính quyền thân thiện" trên địa bàn tỉnh;  Công văn số 3738/UBND-NC ngày 17/5/2024 của UBND huyện về việc triển khai thực hiện Kế hoạch số 163/KH-UBND ngày 08/5/2024 của UBND tỉnh; Kế hoạch số 146/KH-UBND ngày 27/5/2024 của UBND huyện về xây dựng và thực hiện mô hình “Chính quyền thân thiện" trên địa bàn huyện Xuân Lộc; Công văn số 35/BCĐ-CQTT ngày 06/6/2024 của BCĐ Chính quyền thân thiện huyện về triển khai thực hiện mô hình chính quyền thân thiện xã, thị trấn.

UBND xã đã xây dựng Kế hoạch số 77/KH-UBND ngày 28/5/2024 triển khai xây dựng, thực hiện mô hình “Chính quyền thân thiện" trên địa bàn xã Xuân Hòa; Thành lập Ban chỉ đạo xây dựng “Chính quyền thân thiện" trên địa bàn xã theo Quyết định số 83/QĐ-UBND ngày 13/6/2024, gồm có 20 đồng chí, trong đó Chủ tịch UBND xã làm Trưởng ban, Phó khối vận làm phó ban và Phó chủ tịch UBND xã là Phó ban thường trực, thành viên là toàn thể các ngành chuyên môn xã, các ấp; đã ban hành Thông báo số 01/TB-BCĐ ngày 13/6/2024 phân công nhiệm vụ cho các thành viên Ban chỉ đạo xã, tổ chức lấy ý kiến đối với các dự thảo Kế hoạch, phân công nhiệm vụ; ban hành Công văn số 01/BCĐ ngày 13/6/2024 triển khai thực hiện mô hình chính quyền thân thiện trên địa bàn xã. Triển khai thực hiện các mẫu Thư chúc mừng, Thư cảm ơn, Thư chia buồn và phụ lục biểu mẫu thực hiện mô hình Chính quyền thân thiện.

Tiến độ thực hiện các nội dung xây dựng mô hình:

*Đảm bảo công khai dân chủ, hướng tới chính quyền điện tử:

- Đã thực hiện nghiêm túc việc công khai, minh bạch thủ tục, quy trình giải quyết thủ tục hành chính tại trụ sở UBND xã và trên mạng xã hội (fanpage, zalo page, …), trang thông tin điện tử của xã.

- Thực hiện công khai số điện thoại của các đồng chí Bí thư, Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã và cán bộ, công chức xã.

- Niêm yết danh mục thủ tục hành chính và nội dung từng thủ tục hành chính theo quy định, công khai trên mục thông tin cải cách hành chính của xã, trên trang thông tin điện tử và các trang mạng xã hội của địa phương.

- Thực hiện hệ thống tin nhắn trả kết quả cho tổ chức và công dân khi đến giao dịch tại Ủy ban nhân dân xã.

- Lắp camera theo dõi, giám sát cán bộ, công chức khi làm việc trực tiếp với người dân tại bộ phận một cửa.

- Xây dựng hòm thư điện tử, địa chỉ zalo, facebook,… để tiếp nhận ý kiến góp ý của tổ chức, cá nhân; lắp đặt thiết bị điện tử tại bộ phận một cửa để người dân đánh giá trực tiếp hiệu quả công tác tiếp công dân, giải quyết các thủ tục hành chính.

*Đảm bảo cơ sở vật chất, môi trường công sở văn minh, thân thiện:

- Xây dựng cảnh quan môi trường, thường xuyên dọn dẹp vệ sinh phòng làm việc đảm bảo “Sáng, xanh, sạch, đẹp, an toàn" tạo ấn tượng tốt đối với công dân khi đến liên hệ, giao dịch (bồn hoa, cây xanh, ghế đá, điện sáng,…).

- Bố trí phòng làm việc của bộ phận một cửa:

+ Bố trí internet wifi miễn phí cho người dân.

+ Bàn ghế, nước uống; tủ/kệ/giá và sách, báo, các tờ rơi phục vụ đón tiếp công dân, màn hình Tivi phục vụ tuyên truyền.

+ Sắp xếp, bố trí vị trí làm việc của cán bộ, công chức gọn gàng, khoa học đảm bảo tổ chức và công dân đến giao dịch thuận tiện, đáp ứng 4 tiêu chí “nhanh hơn, tiết kiệm hơn, hợp lý hơn, thân thiện hơn".

*Xây dựng hoạt động của chính quyền theo hướng gần gũi, thân thiện hơn:

- Tổ chức các hoạt động thăm hỏi, chúc mừng, động viên nhân dân, tổ chức, cá nhân như: Tổ chức Lễ trao Giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh, thẻ BHYT tại Ủy ban nhân dân xã hoặc tại nhà.

- Hàng năm gặp gỡ, tiếp xúc với các tổ chức, cá nhân có nhiều hoạt động ủng hộ địa phương, những người có uy tín đang sinh sống tại địa phương. Gửi thư cảm ơn các tổ chức, cá nhân có những đóng góp xây dựng đảng, xây dựng chính quyền và cộng đồng dân cư, xây dựng Nông thôn mới…

- Tổ chức đoàn đến thăm hỏi, phúng viếng hoặc gửi thư chia buồn đến gia đình công dân có người thân qua đời kèm theo Quy định về thực hiện nếp sống văn minh trong việc tang.

- Gửi Thư xin lỗi với nhân dân, tổ chức, cá nhân khi giải quyết công việc, các thủ tục hành chính còn chậm, không đúng hẹn…

- Lãnh đạo UBND xã định kỳ tổ chức tiếp công dân ít nhất 02 lần/ tuần, mỗi lần 60 phút vào đầu giờ, tại phòng tiếp công dân của xã theo lịch tiếp công dân hàng tháng.

*Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức xã thân thiện và có trách nhiệm với Nhân dân:

- Thường xuyên quán triệt đội ngũ cán bộ công chức xã thực hiện nghiêm túc các quy định, chuẩn mực về đạo đức, lối sống, đạo đức công vụ, lề lối, tác phong công tác trong giao tiếp, ứng xử và giải quyết công việc với Nhân dân. Thực hiện tốt “Nụ cười công sở", tiếp đón niềm nở, giải thích, hướng dẫn tận tình cho Nhân dân.

- Triển khai toàn thể CBCC bộ phận một cửa thực hiện nghiêm “4 xin", “4 luôn" và “5 không". Lắp đặt 01 bảng khẩu hiệu cán bộ, công chức xã Xuân Hòa quyết tâm thực hiện xây dựng mô hình chính quyền thân thiện “4 xin", “4 luôn" và “5 không" tại bộ phận một cửa xã.

Thời gian tới, UBND xã sẽ tiếp tục triển khai thực hiện và đề xuất các nội dung sau:

- Lắp đặt hệ thống truyền thanh thông minh tại các ấp, xây dựng mô hình điểm “Chính quyền thân thiện". Hiện tại được bố trí lắp thử nghiệm 2 bộ Đài truyền thanh thông minh, 01 bộ đặt tại khuôn viên TTVH xã, 01 bộ đặt tại khu vực tổ 18 ấp 2. Hệ thống đài truyền thanh thông minh theo công nghệ mới trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin nhằm mang lại hiệu quả cao, đáp ứng yêu cầu cung cấp, tiếp nhận và xử lý truyền tải thông tin đến người dân một cách đầy đủ, hiệu quả và chất lượng. Tuy nhiên qua quá trình thử nghiệm cho thấy hệ thống này sóng yếu, chập chờn, hay bị ngắt quãng,…hạn chế trong việc tuyên truyền phát thanh của địa phương. UBND xã sẽ tiếp tục đề xuất về cấp trên về hệ thống Đài truyền thanh thông tin.

- Chưa bố trí máy photo phục vụ người dân, tổ chức khi đến giải quyết thủ tục hành chính tại xã. Hiện tại UBND xã chỉ có 01 máy phô tô dùng chung cho cả Khối UBND và Quân sự xã, nếu dùng phục vụ cho người dân sẽ quá tải ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị. Đơn vị dự kiến đề xuất cấp trên mua sắm thêm máy phô tô để phục vụ người dân trong thời gian tới.

- Soạn thảo nội dung và trực tiếp chúc mừng Nhân dân qua hệ thống thông tin truyền thanh, trang tin điện tử và các trang mạng xã hội của UBND xã và dịp năm mới, các ngày lễ lớn của đất nước, sẽ thực hiện trong thời gian tới.

- Tiếp tục xây dựng cảnh quan môi trường “Sáng, xanh, sạch, đẹp, an toàn" tại bộ phận một cửa, bố trí thêm cây xanh, ghế đá, …

- Xây dựng và khảo sát ý kiến của cán bộ và nhân dân, đã in ấn 7 mẫu phiếu khảo sát, dự kiến 01/7/2024 triển khai thực hiện khảo sát.