Ngày 22/9/2021, Ban Thường vụ Tỉnh ủy đã ban hành Quy định số 07-QĐ/TU về Quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng và gửi nhận văn bản trên mạng diện rộng, mạng Internet tại các cơ quan Đảng trên địa bàn tỉnh Đồng Nai, nội dung theo các hướng dẫn tại: Hướng dẫn 03-HD/VPTW ngày 04/6/2021 của Văn phòng Trung ương Đảng về quản lý và sử dụng chữ ký số trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng; Thông tư số 185/2019/TT-BQP, ngày 04/12/2019 của Bộ Quốc phòng hướng dẫn việc cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc đăng ký, quản lý, sử dụng chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ. Phòng Cơ yếu - Công nghệ thông tin, Văn phòng Tỉnh ủy thông tin tóm tắt các nội dung có liên quan dịch vụ về chữ ký số chuyên dùng do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp để các cơ quan, tổ chức, cá nhân biết, chủ động thực hiện theo đúng quy định.
I. Giá trị pháp lý của chữ ký số
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định sau:
+ Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khoá công khai ghi trên chứng thư số có hiệu lực đó.
+ Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do tổ chức chứng thực số chuyên dùng Chính phủ cấp.
+ Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 6 của Quy định này.
- Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định số 130/2018/NĐ-CP có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
II. Quy tắc quản lý, sử dụng chữ ký số
- Việc quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số, thiết bị lưu khoá bí mật phải tuân thủ các quy định hiện hành của Đảng, Nhà nước và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng. Thiết bị lưu khoá bí mật của cơ quan, tổ chức được quản lý, sử dụng thực hiện như với con dấu của cơ quan, tổ chức.
- Việc xây dựng, quản lý hệ thống chứng thực chữ ký số bảo đảm các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của Nhà nước. Văn phòng Trung ương Đảng vận hành, duy trì hoạt động hệ thống chứng thực chữ ký số trong mạng thông tin diện rộng của Đảng.
- Chữ ký số chỉ có giá trị pháp lý khi tồn tại ở dạng điện tử để xác thực văn bản điện tử.
- Sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật của cơ quan, tổ chức để ký số các văn bản của cơ quan, tổ chức phát hành và văn bản, tài liệu do cơ quan tổ chức khác gửi đến được số hoá theo quy định. Sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật của cá nhân để ký số theo thẩm quyền. Uỷ quyền cho bộ phận lưu trữ quản lý, sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật của lưu trữ.
- Các thành phần thể thức của văn bản điện tử được ký số thực hiện theo quy định hiện hành về thể thức văn bản giấy của Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Văn phòng Trung ương Đảng.
III. Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số
- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khoá công khai ghi trên chứng thư số có hiệu lực đó.
- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do tổ chức chứng thực số chuyên dùng Chính phủ cấp.
- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
IV. Yêu cầu kỹ thuật bảo đảm quản lý, sử dụng chữ ký số
- Để bảo đảm quản lý, sử dụng chữ ký số, máy tính của lãnh đạo, chuyên viên, cán bộ phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể như sau:
+ Cài đặt phần mềm chứng thực chữ ký số theo hướng dẫn của Ban Cơ yếu Chính phủ;
+ Kết nối mạng máy tính cơ quan theo đúng hướng dẫn về tổ chức kết nối mạng máy tính của Văn phòng Trung ương Đảng;
+ Kết nối với máy chủ xác thực CA (Certification Authority) đặt tại Trung tâm miền của mạng thông tin diện rộng của Đảng qua địa chỉ http://ca.dcs.vn. Đối với các hệ thống gửi, nhận văn bản trên mạng Internet thì kết nối với máy chủ xác thực CA đặt tại Cục Chứng thư số và Bảo mật thông tin qua địa chỉ https://ca.gov.vn.
- Trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật, tổ chức chuyên trách công nghệ thông tin phải thông báo kịp thời đến người sử dụng để tạm thời khắc phục sự cố bằng việc sử dụng chữ ký tay và con dấu của cơ quan, tổ chức; đồng thời khẩn trương khắc phục sự cố kỹ thuật.
V. Thẩm quyền ký số
- Thẩm quyền ký số văn bản điện tử thực hiện theo thẩm quyền ký, đóng dấu văn bản giấy của cá nhân, cơ quan, tổ chức.
- Cá nhân sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật của mình để ký số theo thẩm quyền; cơ quan, tổ chức sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật của cơ quan, tổ chức để ký số các văn bản điện tử.
- Bộ phận lưu trữ sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật của lưu trữ để ký số chứng thực tài liệu lưu trữ.
VI. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, cụ thể như sau:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ là Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ.
- Thông tin liên hệ: Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
Địa chỉ: Số 23 Ngụy Như Kon Tum, Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại/Fax: 024.3773.8668; Địa chỉ thư điện tử: ca@bcy.gov.vn
Trang thông tin điện tử: http://ca.gov.vn; Mã định danh trao đổi văn bản điện tử: 000.05.07.G11.
VII. Đăng ký chữ ký số chuyên dùng
- Giao dịch trực tuyến:
+ Cách 1: Qua hệ thống thư điện tử công vụ: ca@bcy.gov.vn
+ Cách 2: Đăng ký qua Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý yêu cầu chứng thực của Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin tại địa chỉ https://ca.gov.vn; thông tin chi tiết hướng dẫn sử dụng được đăng tải tại địa chỉ https://ca.gov.vn/huong-dan. (Khuyến khích thực hiện qua hệ thống trực tuyến, cơ quan, đơn vị có thể quản lý được số liệu, hiện trạng thiết bị của đơn vị mình)
- Giao dịch qua dịch vụ bưu chính:
Gửi bản chính của văn bản giấy tới Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, địa chỉ: Số 23 Ngụy Như Kon Tum, Thanh Xuân, Hà Nội.
VIII. Quy trình, hồ sơ đề nghị cấp mới chứng thư số
- Đối với chữ ký số cá nhân:
+ Cá nhân lập đề nghị cấp mới chứng thư số theo Mẫu 01 gửi Cơ quan quản lý trực tiếp (là cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng thuộc các cơ quan Đảng, Nhà nước);
+ Cơ quan quản lý trực tiếp tổng hợp và gửi đề nghị theo Mẫu 02 đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin. Mẫu 01 được lưu trữ hồ sơ tại cơ quan, đơn vị.
- Đối với chữ ký số tổ chức:
+ Tổ chức có nhu cầu cấp mới chứng thư số lập hồ sơ đề nghị theo Mẫu 03 gửi qua dịch vụ bưu chính đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
+ Trường hợp cần gửi hồ sơ trực tuyến thì Tổ chức có nhu cầu cấp mới chứng thư số gửi hồ sơ tới cơ quan quản lý trực tiếp cấp trên. Cơ quan quản lý trực tiếp cấp trên tổng hợp theo Mẫu 04, ký số rồi gửi đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
- Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin sẽ xem xét và cấp thiết bị lưu khóa bí mật (USB) gửi cho tổ chức theo địa chỉ tiếp nhận đã đăng ký trong hồ sơ.
- Khi nhận được thiết bị lưu khóa bí mật (USB) từ Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm bàn giao thiết bị cho chủ thuê bao theo quy định.
- Cơ quan, tổ chức gửi văn bản đề nghị thời điểm có hiệu lực của chứng thư số theo Mẫu 13 về Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
* Lưu ý: Để sử dụng được cho giao dịch thuế điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, dịch vụ công trực tuyến của Kho bạc nhà nước các tổ chúc cần điền đẩy đủ mã số thuế, mã quan hệ ngân sách theo hướng dẫn tại biểu mẫu.
IX. Quy trình, hồ sơ đề nghị gia hạn/thay đổi thông tin chứng thư số
- Cá nhân có nhu cầu gia hạn/thay đổi thông tin lập đề nghị theo Mẫu 07 gửi Cơ quan quản lý trực tiếp. Cơ quan quản lý trực tiếp tổng hợp và gửi đề nghị theo Mẫu 08 đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin. Mẫu 07 được lưu trữ hồ sơ tại Cơ quan quản lý trực tiếp.
- Tổ chức có nhu cầu gia hạn/thay đổi thông tin lập đề nghị theo Mẫu 08 gửi đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin
- Sau khi Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin gửi File chứng thư số mới (*.cer) thì cơ quan, đơn vị tiến hành cài đặt chứng thư số mới vào thiết bị USB đã cấp (Công cụ gia hạn và file hướng dẫn được đăng tải tại link sau: https://ca.gov.vn/documents/20182/6768590/vgca_renew_tool_v1_1.zip/90787235-2f04-418f-b4d5-235120496e06).
* Lưu ý:
- Chứng thư số đề nghị gia hạn và thay đổi nội dung thông tin phải đảm bảo còn thời hạn sử dụng ít nhất 60 ngày để tránh bị gián đoạn khi sử dụng.
- Các trường hợp cần thay đổi thông tin chứng thư số: Khi thông tin của cơ quan, cá nhân lưu trong chứng thư số không còn phù hợp, cụ thể: Cá nhân chuyển công tác đến cơ quan khác trong khối cơ quan nhà nước, hoặc thay đổi địa chỉ thư điện tử; Cơ quan, đơn vị có thay đổi tên cơ quan, tên cơ quan chủ quản, địa chỉ thư điện tử, hoặc có nhu cầu bổ sung mã số thuế vào chứng thư số để giao dịch thuế điện tử.
X. Quy trình, hồ sơ đề nghị thu hồi thông tin chứng thư số
- Bước 1:
+ Trường hợp thiết bị lưu khóa bí mật (USB) bị thất lạc, hoặc hư hỏng, hoặc mật khẩu bị lộ, hoặc trường hợp mất an toàn khác. Cá nhân hoặc cán bộ đại diện cơ quan lập đề nghị thu hồi theo Mẫu 09 gửi Cơ quan quản lý trực tiếp.
+ Các trường hợp khác gồm: cá nhân nghỉ hưu, thôi việc, từ trần, chuyển công tác đến các cơ quan nhà nước, đoàn thể, cơ quan ngành dọc; cơ quan, đơn vị giải thể… thì Cơ quan quản lý trực tiếp thực hiện đồng thời bước 2, 3 dưới đây.
- Bước 2: Cơ quan quản lý trực tiếp tổng hợp và gửi đề nghị theo Mẫu 10 đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin. Mẫu số 09 được lưu trữ hồ sơ tại đơn vị.
- Bước 3: Tiến hành thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật (USB):
+ Khi có văn bản thông báo thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật của Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, Cơ quan quản lý trực tiếp tiến hành thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật của thuê bao, bàn giao cho Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin (quá trình bàn giao phải lập Biên bản giao, nhận thiết bị lưu khóa bí mật theo Mẫu 14).
+ Trường hợp thiết bị lưu khóa bí mật bị thất lạc, Cơ quan quản lý trực tiếp phải lập Biên bản xác nhận thất lạc theo Mẫu 15 gửi về Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
XI. Quy trình, hồ sơ đề nghị xin cấp lại chữ ký số cá nhân, tổ chức
- Tiến hành lập Biên bản xác nhận thất lạc theo Mẫu 15.
- Thực hiện thu hồi theo hướng dẫn tại mục 4.
- Thực hiện đề nghị cấp mới chứng thư số tại mục 2.
XII. Quy trình, hồ sơ đề nghị khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật (mở khóa/lấy lại mật khẩu)
Cá nhân hoặc Người quản lý chứng thư số cơ quan lập đề nghị theo Mẫu 11 gửi Cơ quan quản lý trực tiếp. Cơ quan quản lý trực tiếp tổng hợp và gửi đề nghị theo Mẫu 12 đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin. Mẫu số 11 được lưu trữ hồ sơ tại đơn vị.
XIII. Về việc sử dụng chữ ký số chuyên dùng trong giao dịch Thuế, bảo hiểm xã hội, dịch vụ công trực tuyến của Kho bạc Nhà nước.
- Chữ ký số chuyên dùng của Ban cơ yếu Chính phủ cấp cho cơ quan, đơn vị, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh Đồng Nai được sử dụng để triển khai dịch vụ thuế điện tử, bảo hiểm điện tử, dịch vụ công trực tuyến của Kho bạc Nhà nước và các giao dịch công vụ khác…
- Chữ ký số chuyên dùng được cấp phát miễn phí tới tất cả các cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức. Do đó không cần sử dụng thêm các loại chữ ký số công cộng để thực hiện các giao dịch của cơ quan (Thuế, Bảo hiểm, Kho bạc….)
XIV. Việc Quản lý và sử dụng chứng thư số
- Văn thư của cơ quan là người được lãnh đạo cơ quan giao quản lý và sử dụng chứng thư số của cơ quan; có trách nhiệm thực hiện các quy định tại Quy định này đối với chữ ký số, chứng thư số cơ quan được giao quản lý và sử dụng.
- Chứng thư số của người có thẩm quyền của cơ quan theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng chức danh của người đó.
- Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật được thực hiện bởi người có thẩm quyền và người ký thay, ký thừa lệnh phải sử dụng chứng thư số cá nhân của mình để ký.
Các biểu mẫu hồ sơ theo Thông tư 185/2019/TT-BQP được đăng tải trên website của Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin: https://ca.gov.vn/bieu-mau-quan-ly.