​Ngày 25/8/2023, Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Công văn số 8819/UBND-HCC sử dụng có hiệu quả, đúng quy định pháp luật bản sao có chứng thực, bản sao điện tử trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.

Nội dung văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh nêu rõ: thực tế thời gian qua còn phát sinh tình trạng yêu cầu xuất trình, nộp bản sao có chứng thực tại một số cơ quan, đơn vị và địa phương (kể cả tại cơ quan nhà nước, cơ sở giáo dục, trường học, công ty, doanh nghiệp,...). Cá biệt, một số đơn vị tự xác định giá trị sử dụng của bản sao có chứng thực chỉ trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày cấp bản sao có chứng thực, không chấp nhận việc sử dụng bản sao điện tử. Việc làm này là chưa đúng quy định pháp luật về chứng thực, tạo thêm áp lực công việc cho đội ngũ công chức tư pháp cấp xã trong thực hiện thủ tục cấp bản sao chứng thực (nhất là vào các đợt nộp hồ sơ tuyển sinh, nhập học, tuyển dụng lao động...), đồng thời, gây khó khăn cho người dân, tăng thêm chi phí về thời gian và đi lại, gây lãng phí cho xã hội.

Để chấn chỉnh tình trạng trên, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Lãnh đạo UBND các huyện, thành phố Long Khánh, thành phố Biên Hòa:

1. Tiếp tục tổ chức quán triệt, tuyên truyền có hiệu quả nội dung Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ và Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ đến công chức, viên chức tại cơ quan, đơn vị và nhân dân tại địa phương với nội dung cụ thể như sau:

- Bản sao có chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Pháp luật chứng thực không quy định về thời hạn giá trị sử dụng bản sao có chứng thực, bản sao điện tử. Do đó, bản sao có chứng thực, bản sao điện tử chỉ hết giá trị và không thể sử dụng khi việc chứng thực bản sao đó không đúng quy định pháp luật hoặc bản chính đã có sự thay đổi thông tin, nội dung.

- Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao (không được yêu cầu bản sao có chứng thực) nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.

- Bản chính điện tử của các loại giấy tờ (như Giấy khai sinh điện tử, Giấy chứng nhận kết hôn điện tử, trích lục hộ tịch điện tử, văn bản điện tử của cơ quan nhà nước, hóa đơn điện tử,...) và Bản sao điện tử có giá trị sử dụng trong các giao dịch điện tử, dịch vụ công trực tuyến và lưu trữ hồ sơ điện tử.

2. Tăng cường kiểm tra cách thức tiếp nhận hồ sơ của công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị, địa phương tại bộ phận “Một cửa", chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, khuyến khích người dân nộp bản sao kèm theo bản chính để đối chiếu khi thực hiện thủ tục hành chính hoặc nộp bản sao điện tử khi thực hiện dịch vụ công trực tuyến, các loại hồ sơ lưu trữ điện tử. 

3. Chỉ đạo và yêu cầu các cơ quan, đơn vị trực thuộc, các đơn vị sự nghiệp, các cơ sở giáo dục, trường học, bệnh viện, công ty, doanh nghiệp và các tổ chức khác trên địa bàn việc sử dụng có hiệu quả, đúng quy định pháp luật đối với bản sao có chứng thực. Khuyến khích các tổ chức, đơn vị thực hiện tiếp nhận, sử dụng và lưu trữ đối với bản sao có đối chiếu với bản chính hoặc bản sao điện tử, hạn chế sử dụng bản sao có chứng thực.

4. Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Long Khánh, thành phố Biên Hòa bố trí đủ nguồn nhân lực, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu của công tác chứng thực và công tác chứng thực điện tử đối với các giấy tờ, văn bản của cá nhân, tổ chức. Thường xuyên quan tâm công tác bồi dưỡng, nâng cao trình độ đội ngũ công chức làm công tác chứng thực và công tác tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính tại địa phương.

5. Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông, các sở, ban, ngành tổ chức kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng. Đồng thời thực hiện kiểm tra công vụ việc triển khai quán triệt, tuyên truyền và tình hình sử dụng hiệu quả, đúng quy định pháp luật về bản sao có chứng thực, bản sao điện tử tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Kiến nghị xử lý đối với các tổ chức, cá nhân vi phạm trong việc sử dụng có hiệu quả bản sao có chứng thực, bản sao điện tử và quy định pháp luật về chứng thực.

6. Đề nghị Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh và các tổ chức, đoàn thể phối hợp với Sở Tư pháp tuyên truyền, phổ biến nội dung quy định pháp luật về chứng thực trong thành viên của tổ chức mình và Nhân dân.

7. Đề nghị Báo Đồng Nai, Đài Phát thanh - Truyền hình Đồng Nai thực hiện tuyên truyền thường xuyên, rộng rãi nội dung quy định pháp luật về chứng thực, sử dụng có hiệu quả bản sao có chứng thực, bản sao điện tử trên các phương tiện thông tin đại chúng để người dân, tổ chức biết, thực hiện.

8. Giao Sở Tư pháp theo dõi, định kỳ báo cáo kết quả thực hiện pháp luật về chứng thực, sử dụng có hiệu quả bản sao có chứng thực, bản sao điện tử trên địa bàn tỉnh Đồng Nai theo quy định./.​

​